Uygulama Esasları

ERZURUM TEKNİK ÜNİVERSİTESİ
KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI
ERZURUM ŞEHİR ARŞİVİ
UYGULAMA ESASLARI

Amaç

Madde 1- Erzurum Teknik Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı bünyesinde kurulacak olan Erzurum Şehir Arşivi’nin kuruluş amaçları aşağıdaki gibidir:
(1) Erzurum’un tarihî ve kültürel birikimini yansıtan arşiv belgeleri, kitap, gazete, dergi, yıllık, makale, fotoğraf, film gibi yazılı ve görsel dokümanları bir araya getirip, kalıcı bir ortak değer ortaya koymak.
(2) Teknolojik donanımı, çağdaş arşivcilik anlayışı ile “Erzurum’un Ortak Hafızası” ve “Erzurum Teknik Üniversitesi’nin Şehre Açılan Penceresi” olmak. Sorumluluk
Madde 2- Erzurum Şehir Arşivi çalışmalarını yürütmek üzere iki yıllık süre ile Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının bağlı olduğu Rektör Yardımcısının teklifi ve Üniversite Rektörü’nün onayı ile bir Başkan atanır ve dört üyeden oluşan Yürütme Kurulu oluşturulur.
Arşivde Yer Alacak Materyaller
Madde 3- Erzurum Şehir Arşivi’nde aşağıda belirtilen materyaller yer alır:
(1) Başbakanlık Osmanlı Arşivi ve Başbakanlık Cumhuriyet Arşivi gibi resmi arşivlerde mevcut olan Erzurum’la ilgili arşiv belgelerinin birer sureti,
(2) Erzurum’la ilgili yerel ve ulusal gazeteler,
(3) Erzurum’la ilgili yerel ve ulusal dergiler,
(4) Erzurum’la ilgili salnameler/yıllıklar,
(5) Çeşitli kaynaklardan elde edilmiş Erzurum’la ilgili diğer yazılı ve sözlü dokümanlar,
(6) Yurt içi ve yurt dışında tespit edilecek resmi ve özel arşivlerden elde edilecek materyaller,
(7) Şahıslardan elde edilecek Erzurum’la ilgili, arşiv değeri olan her türlü materyal,
(8) Başta Erzurum çevresindeki şehirler olmak üzere Osmanlı ve Cumhuriyet dönemi şehirlerimiz hakkında materyaller,
(9) Erzurum’la ilgili bilimsel kitap ve makaleler,
Bağış Yöntemleri
Madde 4- (1) Bağış veya devir için arşive getirilen materyaller, “Bağış Teslim Tutanağı” (EK-1) karşılığında teslim alınacaktır. Bu tutanakta, bilgi kaynağının sahiplik, çoğaltma, dijital ortamda yayınlama ve sergileme gibi haklardan hangilerinin arşivimize devredildiği belirtilecektir.
(2) Bağış yapılan materyaller, taşınır kayıt kontrol sistemine kaydedilecektir.
(3) Gerektiğinde arşiv için bütçe imkanları çerçevesinde Yürütme Kurulu’nun uygun göreceği materyaller satın alınabilir.

Araştırma Yöntemleri
Madde 5- (1) Erzurum Şehir Arşivi’nin öncelikli hedefleri, şehrimizin tarihî hafızası olmanın yanında, bünyesindeki tüm materyaller ile yeni araştırma ve yayınlara zemin hazırlamaktır. Bu maksatla arşivimiz tüm araştırmacılara açıktır. Arşiv kişisel başvurunun yanında internet aracılığı ile incelenebilecektir.
(2) Aranan genel bir konu ise, arşiv kataloğunun ilgili kısmı tek tek okunma suretiyle arama yapılmalıdır. Eğer öncelikle sözlü bilgi almak isteniliyorsa, e-posta veya telefon yoluyla arşiv görevlisinden bilgi alınabilir.
(3) Bilgisayar aracılığı ile yapılan aramadan sonra ilgili materyalleri incelemek, daha geniş kapsamlı bilgi alabilmek, ayrıca belgelerden faydalanabilmek için “Araştırmacı Kayıt Formu”nu (EK-2) doldurmak gerekmektedir. Araştırmacı Kayıt Formu gizli tutulacaktır.
(4) Arşiv, herhangi bir “üyelik” olmaksızın her araştırmacıya hizmet sunacaktır. Arşivimizdeki eserler, hiçbir suretle dışarıya verilmez. Ancak, söz konusu materyal, “bir davada belge olma özelliği” taşıyorsa, tutanak karşılığında kısa bir süre için ödünç verilebilir.
(5) Materyal dijital ortamda mevcutsa, kopyası verilebilir.
(6) Erzurum Şehir Arşivi’nden kısmen veya tamamen yararlanılarak hazırlanan eserlerde arşivimizin kaynak olarak gösterilmesi zorunludur. Ayrıca çalışma tamamlandığında, söz konusu eserin bir nüshasının arşivimize verilmesi zorunludur.
(7) Araştırmacılar Erzurum Şehir Arşivi’nde bulunan bilgi kaynaklarını, telif haklarına dikkat ederek (kaynak göstererek) kullanabilirler.
(8) Arşivdeki materyallerin tamamı veya bir kısmı için, gerektiğinde Yürütme Kurulu’nun her yıl belirleyeceği miktarda ücretlendirme yapılabilir. Öğrenci, araştırmacı ve akademisyenler için farklı bir tarife uygulanabilir. Bu ücretlendirme kar amaçlı olmayıp, arşivimizin kırtasiye ve diğer giderlerinin karşılığı olarak yapılacaktır.
(9) Alınan materyallerin ücretleri Üniversite Strateji Daire Başkanlığının belirleyeceği bir hesaba yatırılır ve bütçeye öz gelir olarak kaydedilir.

Yürürlük ve Yürütme
Madde 6- Bu Uygulama Esasları, Erzurum Teknik Üniversitesi Senatosu tarafından kabul edildiği tarihten itibaren yürürlüğe girer ve Rektör tarafından yürütülür.